1 2018-1(1312) PRIVACYVERKLARING PROFILE DYNAMICS®
1. In het kort
Profile Dynamics en de aan ons gelieerde licentienemer waarderen en respecteren de privacy van personen die de online Profile Dynamics® vragenlijst invullen. Wij streven ernaar de privacy en vertrouwelijkheid te beschermen van de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de toepassing van de Profile Dynamics methode en vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Profile Dynamics en licentienemer zullen jouw persoonsgegevens zorgvuldig en altijd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken. Licentienemer maakt hiervoor gebruik van de Profile Dynamics software aangeboden door Amygdala B.V. Deze software biedt Licentienemer de mogelijkheid persoonsgegevens op te slaan, te raadplegen, onder voorwaarden beperkt te delen, te verwerken en te beheren voor de doeleinden die in deze privacyverklaring verder worden omschreven.
2. Wat is Profile Dynamics®?
Profile Dynamics® is een online vragenlijst om jouw drijfveren te ontdekken. Deze drijfverenanalyse wordt aangeboden door Amygdala B.V., die als verwerker handelt namens Licentienemer.
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres, e-mails, geslacht maar ook persoonlijke drijfveren.
4. Welke persoonsgegeven vragen en verwerken wij?
a) Jouw contactgegevens: Voornaam, achternaam, emailadres, functie, geslacht, inlogcode, organisatie, afdeling. Ook wordt het IP-adres geregistreerd i.v.m. beveiliging.
b) De volgende optionele gegevens: wel/niet leidinggevende.
c) De informatie/antwoorden die je geeft bij het invullen van de vragenlijsten die onderdeel zijn van Profile Dynamics-methode.
d) Het drijfverenrapport dat gekwalificeerde consultants op basis van de door jou gegeven antwoorden toelichten.
5. Welke wettelijke basis hebben wij voor het verwerken van je persoonsgegevens?
Licentienemer verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden en altijd op basis van een of meerdere "verwerkingsgronden" zoals opgenomen in de AVG:
1) Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst/contract;
2) Onze wettelijke verplichtingen;
3) Waar Licentienemer een gerechtvaardigd belang heeft om persoonsgegevens te verwerken dat niet zwaarder weegt dan jouw privacy belang; of
4) Jouw expliciete toestemming.
6. Voor welke doeleinden verzamelen wij jouw persoonsgegevens en op basis van welke verwerkingsgrond?
Het unieke van Profile Dynamics is niet alleen dat het drijfveren nauwkeurig en objectief meet, maar tevens praktische handvatten biedt om het functioneren van personen in organisaties te verbeteren. Er zijn meerdere 2 2018-1(1312) verschillende niveaus waarop organisaties de kennis van persoonlijke drijfveren kunnen inzetten voor ontwikkeling en groei, zowel van de individuele werknemer als van de organisatie in zijn geheel. Deelname aan een drijfverenanalyse kan plaats vinden op eigen individueel verzoek (bijvoorbeeld in het kader van loopbaanbegeleiding) of op verzoek van Licentienemer.
Hieronder een overzicht van de mogelijke doeleinden waarvoor een drijfverenanalyse kan worden gebruikt. Voor elk van de doeleinden is aangegeven op welke verwerkingsgrond het gebruik van jouw persoonsgegevens in zo’n geval kan worden gebaseerd:
Management Verwerkingsgrond*)
Human Resources Verwerkingsgrond*)
Conflictanalyse, -hantering 4)
Werving & Selectie 1) 4)
Organisatieadvies 1) 4)
Outplacement 1) 4)
Verandermanagement 1) 4)
Coaching 1) 4)
Teamsamenstelling 1) 4)
Re-integratie 1) 4)
Teambuilding & - ontwikkeling 1) 4)
Verzuimmanagement 1) 4)
Cultuuranalyse 1) 4)
Loopbaanbegeleiding 1) 4)
Organisatieontwikkeling 1) 4)
Management Development 1) 3)
Competentiemanagement 1) 4)
*) voor toelichting van de verwerkingsgronden: zie punt 5
7. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
De bewaartermijnen zijn vastgesteld met inachtneming van toepasselijke regelgeving. Wij bewaren persoonsgegevens voor zolang noodzakelijk om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor de gegevens verzameld zijn.
8. Waar bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens in de Profile Dynamics database, software die wordt aangeboden door Amygdala B.V., een verwerker die handelt namens Licentienemer.
Profile Dynamics is een SaaS oplossing met als voordeel dat alle persoonsgegevens (inclusief drijfverenanalyses) worden opgeslagen in een centrale beveiligde omgeving en niet extern worden gedownload. Profile Dynamics draait op eigen dedicated servers die zich bevinden in Nederland. Licentienemer noch Profile Dynamics slaan persoonsgegevens op buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
9. Hoe beschermt Profile Dynamics mijn persoonsgegevens?
Amygdala B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd in haar organisatie om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen. Amygdala B.V. hanteert een samenhangend pakket van maatregelen met als uitgangspunt de ISO-27001 normering en gebruikt eigen dedicated servers in een Nederlands datacenter dat voldoet aan de ISO-27001 en NEN7510 normeringen. Dagelijks vindt er een back-up plaats naar een datacenter elders in Nederland zodat er sprake is van fysieke datascheiding.
10. Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?
Licentienemer en Amygdala B.V. zijn er zich van bewust dat de mens in de keten van (informatie)beveiliging een mogelijk risico vormt. Daarom investeren Licentienemer en Amygdala B.V. in bewuste, betrouwbare en goed opgeleide medewerkers. Amygdala B.V. gebruikt toegangscontroles om de toegang tot jouw persoonsgegevens 3 2018-1(1312) te beperken tot personen die dergelijke toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun verantwoordelijkheden en taken.
11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring Profile Dynamics is bevoegd om tussentijds deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van de privacyverklaring zal te allen tijde beschikbaar zijn op onze website.
12. Wat zijn jouw rechten?
Onder de AVG heb je bepaalde rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder vermeld. Wanneer je je op deze rechten wilt beroepen kan dit door een email te sturen aan privacy@profiledynamics.nl, Amygdala zal dit bericht dan doorsturen naar Licentienemer (als gegevensverantwoordelijke).
Houd er rekening mee dat bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn op de uitoefening van deze rechten (bijvoorbeeld de rechten van derden) en het kan dus zo zijn dat je bepaalde rechten niet in alle situaties zult kunnen uitoefenen.
Onder de AVG heb je recht op:
• Inzage in jouw persoonsgegevens
• Correctie van onjuistheden in jouw persoonsgegevens
• Onder bepaalde omstandigheden je persoonsgegevens te laten verwijderen
• Onder bepaalde omstandigheden kun je ons verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken
• Overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit) In aanvulling hierop, en onder bepaalde voorwaarden, ben je gerechtigd:
• Om jouw toestemming voor verwerking die gebaseerd is op expliciete toestemming (verwerkingsgrond (4) in de tabel hierboven) op elk moment in te trekken;
• Bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Licentienemer, tenzij er redenen zijn om gegevens te verwerken prevaleren boven het individuele privacy recht in kwestie. Dit wordt door Licentienemer aan je kenbaar gemaakt.
Indien je een klacht hebt over ons gebruik van jouw persoonsgegevens of onze reactie op jouw verzoek je rechten uit te oefenen, dan vragen wij je vriendelijk contact op te nemen met Profile Dynamics of Licentienemer.
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Adres: Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag
Telefoon (+31) - (0)70 - 888 85 00
Of via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/contact-dutch-dpa/contact-us
Wanneer je vragen hebt over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Licentienemer of Profile Dynamics, stuur dan een email aan privacy@profiledynamics.nl. Amygdala B.V. zal dit bericht dan doorsturen naar Licentienemer (als gegevensverantwoordelijke).